Заполняем авансовый отчет по командировке. Как правильно оформить авансовый отчет по командировке

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:
фамилия, имя, отчество командированного;
пункт назначения командировки;
наименование организации, куда командируется работник;
цель командировки;
срок командировки.
Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.
На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.
Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.
Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
оплату суточных за время нахождения в командировке;
оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
оплату расходов по найму жилого помещения.
В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10».
За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.
Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда- календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.
При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.
Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:
выплачиваются суточные;
возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;
возмещаются расходы по найму жилого помещения;
возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.
Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:
при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации - рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;
при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.
Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.
Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.
Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.
Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.
Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.
При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.
Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.
Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.
Пример 3-1
Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.
8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:
суточные - 500руб. (5х 100руб.);
расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.
После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется 44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу 44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,
вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива) НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива) 71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).


2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.
На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.


При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» + 100руб.; расходы по найму жилого помещения - 600 USD (4 х 150 USD);
расходы на проезд - 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.
Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.
После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.
Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/
868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях
(24700 + 150 + 100) 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/
668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,
вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.
7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия » « м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.
Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.
По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).


Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат
(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат
(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму
жилого
помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет
2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн
Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте
При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.
Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD
268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD
400.00 9 535.64 суточные по спрапек.
Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16
Пересчета валюты 44 01
НЫ Комамацювочные расходы пв
НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01
НЫ Командировочные расхааы пв
НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.
Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета
3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).
I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X
Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы?
Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете
Вх дата:
! 19052008 D
Банковскийсчет- "Текущий счет (USD) в ЗАО "НеПлательщик {Романов Степан Васюъавич |~{Рмміерош платежа
Счет и аналитика бухгалтерского учета
Счет: [Л.21 У
РаботСчет і
Счет;
"г~пГ*
Организация: {Белая акация
Ей
Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j-і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть
Назначене платежа:
Ког^іенгар^
Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты

Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.

В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

• заболел;
• ушел в отпуск;
• снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

• билеты (авиа, ж\д или автобусные);
• чеки об оплате такси;
• оплаченные счета гостиниц;
• прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

• бухгалтер, сверяющий расчеты;
• главный бухгалтер компании;
• кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Оформление командировки сотрудников для бухгалтера, сталкивающегося с этой процедурой в первый раз становиться небольшой проблемой.

Приведем основные возникающие вопросы:

• Оформление командировки за границу в 1с;
• Заполнение командировочных удостоверений;
• Размер суточных при командировке;
• Как оформить авансовый отчет при командировке ;
• Оплачивается ли такси до аэропорта при командировке.

Мы постараемся максимально полностью осветить тему правильного оформления командировки сотрудника в бухгалтерии компании.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер на командировку (РКО на аванс)

Подготовка сотрудника к командировке начинается с покупки билетов для поездки, бронирования гостиницы и т.п. Для этого сотруднику выдаются денежные средства под аванс из кассы компании. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер (далее РКО) по форме КО-2 (ОКУД 0310002) с основанием Выплата под авансовый отчет с указанием выданной сотруднику суммы. Обратите внимание что указываем 71 кор. счет в РКО.

Оформление расходного кассового ордера достаточно простой процесс, и поэтому мы не будем приводить пример заполнения.

Оформление командировочных удостоверений

Следующим шагом процедуры оформления командировки сотрудника будет составление бланка командировочного удостоверения. Но нужно знать, что:

• Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно,
• Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб., тогда как в пределах РФ 700 руб.

Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 (код по ОКУД 0301024). Бланк состоит из двух листов:

1. Титульный лист, в котором указываются данные по сотруднику, дней и цель командировки, пункт назначения - в какой город и компанию командируется сотрудник.
2. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.

После возвращения сотрудника удостоверение сдается, и попадает в журнал регистрации командировочных удостоверений .

Пример правильного бланка командировочного удостоверения смотрите ниже .

Обращаем ваше внимание, что печать на командировочном удостоверении должна стоять в каждом отведенном для неё месте (отметка М.П.).

Бланк командировочного удостоверения можно скачать , а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций».

Заполнение авансового отчета по командировке

После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Для этого он обязан предоставить чеки. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет.

Итак, как заполнить авансовый отчет по командировке? Для начала необходимо скачать бланк по форме АО-1 (ОКУД 0302001).

Авансовый отчет состоит мин. из трех листов:

1. Заполняем шапку документа (с этим не должно быть сложностей). Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам - это сумма выданных средств (возможно задолженность по предыдущим авансам), указываем фактически израсходованную сумму по чекам и конечный остаток как разницу этих сумм. Бухгалтерская запись делается по дебету 26 кредиту 71 счетов.
2. Второй лист это расписка, с суммой отчета, о проверке авансового отчета бухгалтером.
3. Третий и последующие листы это детализация расходов. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги (суточные, билет и т.д.) бухгалтерские счета. Под этим листом подписывается подотчетное лицо.
4. Также к авансовому документу необходимо прикрепить и все предоставленные сотрудником документы.

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

• Универсальная форма №АО-1;
• Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
• Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

1. Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
2. Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
3. Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

1. полное наименование организации;
2. ФИО, должность;
3. дата оформления;
4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
3. Сумма потраченных денег.
4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

1. Центральная часть бланка - главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо - сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

• фамилия, имя и отчество командировочного;
• номер отчёта;
• дата составления отчёта;
• сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
• количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
• число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50	Выданы денежные средства сотруднику под отчёт из кассы
71	51	На карту сотрудника перечислены подотчётные средства со счёта компании
20 (26)	71	Отражены расходы на командировку
10	71	Отражены расходы на закупку ТМЦ
19	71	Отражён НДС по подотчётным расходам
71	50	Сотруднику возмещён из кассы перерасход по авансовому отчёту
71	51	На карту сотрудника перечислен перерасход со счёта компании

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.