Какой период хранятся бухгалтерские документы. Сроки хранения первичных документов

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.

Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Обратимся к «новому завету» для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, который обязывает «обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов».

Исключения из правил хранения документов

Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.

Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

• Налоговый Кодекс РФ;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
• ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
• Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

• 1 год – для месячной отчетности;
• 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
• 4 года – для счетов-фактур;
• 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
• 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
• 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

• 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
• 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

• Приказы по основной деятельности;
• Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
• Протоколы проверки отдела кадров.
• Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
• Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

• 1 год – для графиков отпусков;
• 3 года – приказы по командировкам;
• 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
• 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
• Распечатывать файлы не нужно.
• Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
• Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
• В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
• Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
• Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

• Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
• Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
• На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

• Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
• Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

• За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
• За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
• Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за оп­ределенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в тече­ние сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государствен­ного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохран­ности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомен­дуется вести номенклатуру дел.

Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:

индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под­разделению номера и внутреннего номера;

наименование дела (заголовок);

количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

срок хранения;

примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответст­венностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).

Перечень

Типовых управленческих документов,

Образующихся в деятельности организаций,

С указанием сроков хранения

(утв. Росархивом от 06.10.2000)

(Извлечение)

Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.

Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с на­числением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государст­венные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, ком­плектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив со­провождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибе­лью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (зани­жении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложе­ния, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предпри­ятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются предста­вители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руко­водителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей органи­зации.

По Закону о бухучете бухгалтерские документы должны храниться пять лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете . Это касается, в частности, кассовых документов и бухгалтерских регистров. А документы, связанные с организацией и ведением бухучета, например , должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.

Таким образом, табель следует хранить.