Как составляется оборотно сальдовая ведомость пример. Как разобраться в оборотно-сальдовой ведомости

Немногие бухгалтеры (особенно начинающие) знают и пользуются всеми возможностями бухгалтерских отчётов в 1С.

Давайте учиться

В этой статье на сквозном примере разберём работу с Оборотно-сальдовой ведомостью в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

Внимание, это урок - повторяйте все мои действия в своей базе (у вас только организация и период будут другими).

Итак, поехали!

Заходим в раздел "Отчёты" и выбираем пункт "Оборотно-сальдовая ведомость" ():

В открывшемся отчёте указываем период (у меня это будет весь 2013 год) и организацию (у меня это будет Конфетпром), жмём кнопку "Сформировать ":

В моём случае отчёт выглядит как-то вот так:

Раскрываем субсчета 60 счёта

Давайте заставим оборотку раскрыть 60 счёт (поставщики) по субсчетам. Для этого заходим в настройки отчёта (кнопка "Показать настройки "):

Переходим на закладку "Группировка" и нажимаем кнопку "Добавить":

Добавляем группировку по 60 счёту, ставим галку "По субсчетам " и очищаем поле "По субконто ":

Настройка будет выглядеть вот так. После этого нажимаем кнопку "Сформировать ":

Отлично! В оборотке раскрылся только 60 счёт. Появились субсчета 60.01, 60.02 и 60.21 :

Выводим 60 счёт в разрезе контрагентов

А давайте сделаем так, чтобы прямо в оборотке эти субсчета выводились в разрезе контрагентов ! Как вам идея?

Для этого снова заходим в настройки отчёта, переходим на закладку "Группировка " и нажимаем кнопку многоточие в поле "По субконто ":

Видим возможные варианты субконто для 60 счёта и ставим галку "Контрагенты ":

Нажимаем кнопку сформировать :

Раскрываем все счета по субсчетам

А если нам раскрыть все счета по субсчетам? Да очень просто.

Снова заходим в настройки, страница "Группировка " и ставим общую галку "По субсчетам ":

Делаем отбор по налоговым счетам

А давайте теперь сделаем отбор и оставим в оборотке только счета, по которым ведётся налоговый учёт (для налога на прибыль)?

Для этого заходим в настройки отчёта, уже на закладку "Отбор " и нажимаем кнопку "Добавить ":

Выбираем признак "Счет "->"Налоговый учет ":

В поле "Значение " указываем "Да " (то есть отобрать все счета у которых признак "Налоговый учет" равен "Да"):

Снова нажимаем кнопку "Сформировать ":

И вот они наши счета, по которым помимо бухгалтерского ведётся налоговый учёт:

Выводим показатели налогового учета

Счета-то мы налоговые отобрали, но показателей налогового учёта пока не видим , давайте же выведем их рядом с данными бухгалтерского учёта.

Для этого зайдём в настройки отчёта, закладка "Показатели " и отметим галку "НУ (данные налогового учета) ":

Нажмём кнопку "Сформировать ", готово:

Разворачиваем сальдо 60 счёта

Снова вернёмся к обычной форме оборотки и обратим наше внимание на 60 счёт:

Как мы знаем, 60 счёт активно-пассивный, потому что в него входят как активные субсчета (60.02 - выданные авансы), так и пассивные (60.01 - расчёты с поставщиками).

Поэтому просто остаток по нему в 374 118,04 нам ни о чём не говорит. Ведь в этой цифре учитывается наша задолженность перед поставщиками и выданные авансы одновременно.

То ли мы должны поставщикам эту сумму, то ли просто сумма нашей задолженности превышает выданные авансы на 374 118,04.

Эту дилемму можно легко разрешить, настроив вывод 60 счёта по субсчетам, как мы это делали выше. Но что, если мы хотим развернуть это сальдо (374 118,04) прямо по 60 счёту, не переходя к субсчетам?

Именно для этого и существует закладка "Развёрнутое сальдо " в настройках отчёта. Перейдём к ней и нажмём кнопку "Добавить ":

Добавим 60 счёт и нажмём кнопку "Сформировать ":

И вуаля! 374 118,04 магическим образом развернулись на две цифры: 145 873,20 (сумма выданных авансов) и 519 991,24 (наша задолженность перед поставщиками):

Выводим вид счёта

Начинающие бухгалтеры, бывает, путают вид счетов и субсчетов (активный, пассивный, активно-пассивный). А давайте выведем эту информацию в качестве дополнительного поля прямо в оборотке?

Для этого заходим в настройки отчёта, закладка "Дополнительные поля " и нажимаем кнопку "Добавить ":

Выбираем поле "Счет "->"Вид ":

И нажимаем "Сформировать ":

Делаем "красивости"

Для красоты - отчёт можно оформлять. Как душе угодно

К примеру, перейдём на закладку "Оформление " и изменим "Вариант оформления " на "Арктика ":

Нажмём кнопку "Сформировать ":

Снова перейдём на закладку "Оформление " и нажмём кнопку "Добавить ":

Изменим шрифт отчёта:

На "Comic Sans MS " и поставим размер 12 :

Сформируем отчёт:

Сохраняем и восстанавливаем настройки отчёта

Наконец, все сделанные нами настройки мы можем сохранить, чтобы всегда вернуться к ним в будущем. Для этого на панели найдём кнопку "Сохранить настройки... ":

Чтобы вернуться к сделанным настройкам найдём кнопку "Выбрать настройки... ":

Сдаём оборотку в электронный архив

Это бывает полезно, если есть подозрения, что кто-то провёл документы из закрытых периодов и поплыла оборотка.

Я вообще всем советую после закрытия периода сохранять его оборотку в электронном архиве.

Для этого просто сформируйте нужную оборотку и нажмите кнопку "Регистр учета "->"Сохранить ".

Данные отдельного бухгалтерского счета не характеризуют хозяйственную финансовую деятельность организации за отчетные периоды в целом. В то же время бухгалтерские записи в разрезе каждого счета не могут быть проверены без увязки их с записями других счетов. Поэтому составлять бухгалтерский баланс без предварительной проверки не следует. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости. Они в основном применяются при использовании форм Журнал-Главная, мемориально-ордерной и упрощенной формы бухгалтерского учета для малых организаций.

Хозяйственные операции после их документации, расценки и контировки записываются на аналитические и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются с тем, чтобы получить обобщенные показатели в виде месячных оборотов и сальдо, т.е. составляются оборотные ведомости, которые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 2000 г.

Оборотная ведомость заполняется на основании данных синтетических счетов в следующем порядке. В первой графе записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале - активные, затем - пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 - графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3+ графа 5 - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

· начальных остатков по дебету и кредиту - å C 1д = å C 1к . Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Как известно, итоги актива и пассива баланса равны между собой;

· оборотов по дебету и кредиту - å С д = å C к . Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;

· конечный остаток по дебету и кредиту - å С 2д = å С 2к. Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отнесена на счет.

Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.

В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам - в денежном и натуральном или только в денежном выражении, - оборотные ведомости подразделяются на два вида.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает в приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов даются наименования аналитических счетов. Подобные оборотные ведомости составляются по счетам аналитического учета: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками за март 200__ г.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.

Оборотная ведомость аналитического учета строительных материалов (10/8) за март 200_ г.

В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана завись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием и сохранностью имущества организации.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда для сокращения их объема обороты не записывают, а отражают только остатки по счетам. Такие сокращенные ведомости называются сальдовыми ведомостями.

Оборотно-сальдовая ведомость является важнейшим источником обеспечения качества внутреннего документооборота организации и представления отчетности в органы налоговой службы.

Оборотно-сальдовыми их называют, потому что составляются они на базе информации со счетов о месячном обороте и остатках (сальдо), существующих на начало и конец месяца. Как вести бухгалтерский учет в ООО и ИП самостоятельно с нуля? Порядок, составление учетной политики бухгалтерии и прочее в статье.

Какими бывают и для чего нужны оборотные ведомости

Предназначение ОВ - подытоживание, ревизия правильности внесенных сведений на бухгалтерских счетах, вдобавок оборотная ведомость нужна при формировании нового баланса.

При повсеместном применении на территории РФ оборотно-сальдовой ведомости, нормативно-правовыми актами факт их существования не закреплен. Их использование только косвенно упомянуто в положениях ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Потому каждое предприятие может самостоятельно выбирать предпочитаемую форму ведения ведомости, предварительно закрепив ее в политике компании.

Оборотно-сальдовая ведомость внешне является таблицей, в которую заносятся оборотные счета за месяц и сальдо. Каждый счет имеет свою строку. В ней, разделенные по графам, распределяются нужные данные.

Заполненная оборотно-сальдовая ведомость позволяет обобщить и вывести итог, выявляя при этом допущенные неточности и ошибки, определяя место их происхождения.

Виды оборотно-сальдовых ведомостей

Методика использования оборотно-сальдовых ведомостей предусматривает три вида их документирования:

1. ОВ, составляемые на базе суммирования синтетических счетов.
2. ОВ, которые составляют, базируясь на данных, хранящихся на аналитических счетах.
3. ОВ, составляемые с помощью смешанной методики (шахматной), включающей в себя оба предыдущих вида.

Существует также слепая ведомость. Такая разновидность ведомости не имеет данных о сальдо и показывает только обороты.

Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам

Описываемый вид документирования ведомостей содержит все счета. Это является основным достоинством синтетической ОВ. Применима она для определения правильности полученной разноски по счетам.

Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам является главным документом во время компонования бухгалтерского баланса. Такая ведомость способствует получению обобщенной информации касаемо положения и преобразования материальных ценностей и задолженностей предприятия. Это происходит благодаря тому, что она содержит информацию об остатках и движении обособленных групп либо типов ценностей и обязательств.

Обобщение данных текущего учета. Оборотные ведомости по счетам.

Аналитическая оборотно-сальдовая ведомость

Она существует обособленно для каждого синтетического счета в балансе и имеет три формы:

1. Для проведения натурально-стоимостного учета.
2. Для проведения учета исключительно в денежном выражении.
3. Для проведения учета расчета по счетам с заемщиками и заимодателями.

Списание материалов с ведомостей всегда должно происходить по нормативам. Каждая отдельная единица материала вносится в учет по своему личному наименованию. Например, для строительной краски отдельно учитывается название и цвет каждой отдельной банки.

Отличием ведомости по аналитическим счетам от ведомости по счетам синтетическим является также то, что в ситуации этой ведомости итоги оборотов по дебету и кредиту могут совпасть только случайным образом.

Конечные суммы в оборотно-сальдовых ведомостях по аналитическим счетам 10 и 60 всегда соответствуют информации, хранящейся в ОВ по синтетическим счетам.

Это совпадение обусловлено особой степенью важности указанных ниже равенств:

• размер первоначального остатка аналитических равняется размеру первоначального сальдо синтетических счетов;
• размер оборотов Дт аналитических счетов равняется обороту Кт синтетического;
• размер оборотов Кт аналитического счета равняется размеру оборотов Дт синтетического;
• сложность итогового остатка аналитического равняется сложности итогового остатка синтетического счета.

Конфигурация оборотно-сальдовой ведомости по аналитическим счетам:

• порядковый номер;
• название;
• первоначальное сальдо;
• месячные обороты (приход, расход);
• итоговый остаток.

Аналитическая оборотно-сальдовая ведомость составляется ежемесячно для верификации правильности информации, хранящейся на соответствующих счетах.

Шахматная оборотно-сальдовая ведомость

Шахматная ОВ - это модель выражения и повторяемой универсализации бухгалтерского протоколирования синтетических счетов, которые корреспондируют друг с другом. Проще говоря, это вариация синтетической оборотной ведомости.

Практически описываемая ведомость задействуется крайне редко и лишь в тех организациях, в которых используется лимитированная цифра синтетических счетов.

Но ее принцип, заключающийся в единовременном отражении хоз. операций при двойной записи, повсеместно применяется еще с советской бухгалтерии. Шахматная оборотно-сальдовая ведомость ложится в основе некоторых технических приемов бухгалтерского учета и методов Обобщения записей.

Примечание: метод обобщения записей является базой для происхождения метода обобщения независимых характеристик. Эта методика является манерой исследования в психологии, суть которого - накопление знаний о каком-то явлении, событии, человеке и прочее путем опроса широкого круга лиц. Итоги подводятся на основании обобщения собранных данных, что позволяет создать объективную картину интересующего события.

Заключение

Оборотно-сальдовая ведомость - один из важнейших бухгалтерских регистров, раскрывающий данные о движении по счетам и начальным/итоговым сальдо.

При верном оформлении ОВ сверка их по синтетическим счетам должна показать три пары аналогичных исходов, в которых результаты начального остатка эквивалентны результату начального баланса, а результат оборотов - результату, указанному в журнале регистрации хоз. процедур.

Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей Витальевич

Оборотная ведомость

Оборотная ведомость

Исходная информация, необходимая для составления бухгалтерских отчетов, теперь содержится в Главной книге. Так как Главная книга большая, а информации, необходимой для составления отчетов, в ней недостаточно, бухгалтеру имеет смысл выполнить небольшую предварительную работу: выписать эту информацию и включить ее в оборотную ведомость.

Оборотная ведомость представляет собой перечень оборотов и остатков по счетам за определенный период времени.

Оборотная ведомость с субсчетами

Оборотная ведомость организации «Белая ромашка» представлена в таблице.

Каждая строка таблицы соответствует итогам по одному листу Главной книги. В частности, строка оборотной ведомости для счета 51 «Расчетные счета» здесь соответствует листу Главной книги счета 51, который был показан ранее.

Начальное сальдо – сальдо счета на начало отчетного периода. Конечное сальдо – сальдо на конец отчетного периода.

Итоговые суммы образуют три пары равных результатов. Это следует из принципа двойной записи. Отсутствие равенства в какой– либо паре будет означать, что оборотная ведомость заполнена неправильно.

Из перечня счетов, задействованных в представленной оборотной ведомости, видно, что организация «Белая ромашка» является производственным предприятием.

Оборотная ведомость без субсчетов

Представленная выше оборотная ведомость имеет небольшой недостаток: в ней не указаны итоговые данные по счетам, которые имеют субсчета. Соответствующая информация распределена по субсчетам.

Информацию по таким счетам можно получить простым суммированием данных по субсчетам. Полученные результаты можно было бы включить в оборотную ведомость в виде дополнительных строк.

Но возможен и другой вариант – составить отдельную оборотную ведомость, которая не содержит субсчетов.

Такая оборотная ведомость будет иметь более компактный вид (с. 111–112)

Развернутое сальдо

Обратим внимание на то, как рассчитано конечное сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». По этому счету получилось два сальдо: одно дебетовое, другое кредитовое. Дебетовое сальдо этого счета (4600 руб.) рассчитано как сумма дебетовых сальдо по субсчетам счета 60, а кредитовое сальдо (559 320 руб.) – как сумма кредитовых сальдо по субсчетам счета 60.

Дебетовое сальдо по счету 60 представляет собой дебиторскую задолженность поставщиков, т. е. общую сумму долгов поставщиков организации «Белая ромашка». Кредитовое сальдо по счету 60 представляет собой кредиторскую задолженность, т. е. общую сумму долгов организации «Белая ромашка» своим поставщикам.

Двойное сальдо, рассчитанное по такой методике, называется развернутым сальдо.

Развернутым называется сальдо по активно-пассивному счету, имеющему субсчета, которое состоит из двух составляющих: дебетового и кредитового сальдо.

Дебетовое сальдо счета – это сумма всех дебетовых сальдо субсчетов, т. е. сумма остатков по субсчетам, на которых остатки получились дебетовыми, а кредитовое сальдо счета – это сумма всех кредитовых сальдо субсчетов, т. е. сумма остатков по субсчетам, на которых остатки получились кредитовыми.

Обратите внимание: в словах дебитор, дебиторская задолженность, которые кажутся произошедшими от слова дебет, вместо второй буквы «е» пишется буква «и» (Но: дебетовое сальдо.), что объясняется латинским происхождением этих слов. Различие прослеживается в исходных словах: debitum (долг), debet (он должен), debitor (должник). Русское слово дебет происходит от латинского слова debet, а русское слово дебитор – от латинского слова debitor. Каждое из двух этих понятий в русском языке имеет свои собственные производные понятия.

Развернутое сальдо раздельно показывает, сколько должны организации и сколько должна сама организация.

Например, по счету 60 на конец периода оборотной ведомости организация должна 559 320 руб., а организации должны 4600 руб. Для счета 60 легко рассчитать обычное, свернутое сальдо в виде одного числа. Получилась бы сумма 554 720 руб. по кредиту, т. е. как будто организация должна 554 720 руб., а организации никто ничего не должен. Но польза от полученного результата невелика. Расчет свернутого сальдо – это, по сути, искусственный взаимозачет долгов, совершенно не связанных между собой. Такой расчет сглаживает реальную картину финансового положения организации.

В представленной оборотной ведомости без субсчетов конечное сальдо получилось двойным не только по счету 60, но и по счету 62. То есть по счету 62 на конец расчетного периода имеются как долги организации покупателям (вероятно, в виде готовой продукции, которую покупатели уже оплатили, а организация им еще ее не выдало), так и долги покупателей организации (вероятно, в виде денег, которые покупатели должны заплатить организации за уже полученную готовую продукцию).

Более точное название оборотной ведомости – оборотно-сальдовая ведомость, поскольку оборотная ведомость содержит не только обороты, но и остатки (сальдо). Кроме того, оборотная ведомость может называться оборотным балансом.

Оборотная ведомость как источник данных для официальных отчетов

После того как оборотная ведомость будет составлена, бухгалтерия может приступить к заполнению официально утвержденных форм бухгалтерских отчетов. Они составляются для руководителя и собственника, а также для государства в лице налоговой инспекции и других заинтересованных пользователей.

Основными официальными бухгалтерскими отчетами являются:

Бухгалтерский баланс;

Отчет о прибылях и убытках.