Как составить (изменить) штатное расписание. Образец приказа об изменении штатного расписания

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачайте документы по теме:

Очевидно, что осуществлять грамотную кадровую политику без такого важного кадрового документа, как штатное расписание трудно. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом или Положением.

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно ( ). Таким образом, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости вносить в него какие-либо изменения .

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатногорасписания. Например, ( ), ( ) и т. д…

Задайте свой вопрос экспертам

Приказ о внесении изменений в штатное расписание 2017 является приказом по основной деятельности. Унифицированной формы данного приказа никогда не существовало. Т.е. и в 2017 году составляется в произвольной форме. Несмотря на это, очень важно соблюсти следующие условия:

1. Документ печатается на фирменном бланке организации.
2. Обязательно должно быть указано наименование распорядительного акта - «Приказ »;
3. Наименование приказа должно включать в себя краткое содержание документа. В данном случае приказ может называться:
   1. «О внесении изменений в штатное расписание »;
   2. «Об изменении штатного расписания »;
   3. «На изменение штатного расписания ».
4. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части указываются причины и (или) основания внесения изменений в штатное расписание. Они различны. Это может быть и реорганизация, и оптимизация структуры компании, а также введение профессиональных стандартов, или сокращение неэффективных.

Во второй - конкретные изменения, вносимые в штатное расписание. Обязательным является указание срока введения в действие вносимых изменений. В зависимости от вносимых изменений в штатное расписание, приказ может содержать распоряжение кадровой службе или кадровому работнику обеспечить оформление соответствующих документов. Например, уведомлений, работников и т.д.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

В случае увеличения объема работ в структурном подразделении или открытия нового производственного направления, может возникнуть необходимость .

Как говорилось выше, в подобных случаях необходимо издать приказ. Приказ на изменение штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 является разновидностью приказа об изменении штатного расписания. Основные моменты подготовки проекта приказа на введение новой должности соответствуют тем, о которых говорилось ранее.

На что следует обратить внимание?

В приказе об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 обязательно должно быть:

1. Наименование вводимой должности;
2. Наименование структурного подразделения (при его наличии), в которое вводится новая должность;
3. Количество штатных единиц по вводимой должности;
4. , предусматриваемые по новой должности;
5. Дата вступления в силу вносимых изменений;
6. Поручение работнику кадровой службы о подготовке проекта должностной инструкции по вводимой должности.

При введении в 2017 году в штатное расписание новой должности не забудьте следующее:

если в соответствии

• с Трудовым Кодексом;
• с иными федеральными законами

с выполнением работ по определенным должностям, профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям .

Для придания приказу на изменение штатного расписания 2017 юридической силы его должен подписать руководитель организации. Сделать это может и иное уполномоченное руководителем должностное лицо. Реквизит «Подпись » включает в себя:

• наименование должности лица, подписывающего документ;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Практическая ситуация

Когда можно внести изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен?

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

На день сокращения одна из работниц находится на больничном, другая - в отпуске. Можем ли мы внести изменения в штатное расписание? Если нет, то когда это возможно?

Вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников. Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если увольнение сотрудников происходит позднее, чем запланировано, то изменения в штатное расписание в отношении численности и должностей таких сотрудников вносите строго со следующего дня после их увольнения.

И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в , в который вносятся сведения о приказах по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.

Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.

И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в специальной форме, в которой регистрируют приказы по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.

Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.

Ярчайшим примером тому является сокращение штата работников организации. Ведь, согласно части второй статьи 180 ТК РФ о предстоящем организации необходимо предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

С приказом об изменении штатного расписания 2017 нужно , которым данным приказом поручено дальнейшая подготовка и оформление необходимых кадровых документов. Желательно сделать это под роспись.

Если же вносимые изменения в штатное расписание, затрагивают определенных работников, то есть смысл ознакомить с указанным приказом и их. В качестве примера можно привести ситуацию, когда , но при этом не происходит изменение трудовой функции работника. Очевидно, что работник имеет право узнать об этом до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Подводя итоги, можно сделать вывод, что в штатное расписание организации допускается внесение изменений. Количество и частота вносимых изменений трудовым законодательством не регламентируется. Одним из вариантов внесения таковых изменений является издание приказа об изменении штатного расписания.

При создании данного документа необходимо учесть некоторые особенности. Это важно, поскольку неправильно оформленный приказ может быть признан недействительным проверяющими органами либо в случае спора между работником и работодателем.

Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.

На предприятии время от времени могут происходить штатные изменения: вводится новая должность (отдел), сокращается штат, меняются тарифные ставки, оклады, переименовываются должности. Любые изменения отражаются в штатном расписании. Это можно сделать такими способами:

• внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
• утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).

При необходимости изменения действующего штатного расписания руководитель структурного подразделения пишет руководителю предприятия служебную записку, в которой указывает необходимость осуществления изменений с их экономическим обоснованием. Руководитель фирмы издает приказ о внесении изменений в расписание (он оформляется на бланке предприятия). В одном документе перечисляются все изменения. Текст приказа условно делится на две части: констатирующую, распорядительную. В первой из них желательно указать соответствующие основания (например, совершенствование структуры предприятия, реорганизация компании и пр.). Новое штатное расписание приводится в действие на основании распоряжения руководителя. Если у предприятия сложная структура организации (в разных отделах имеются одинаковые по названию должности), рекомендуется в приказе указывать должность, структурное подразделение. Все изменения доводятся до работников, также они вносятся в трудовые книги. Сокращение численности организации – это исключение отдельных штатных единиц из расписания; сокращение штата – исключение должностей. В любом случае сокращаемых сотрудников следует предупредить об увольнении за два месяца, т.е. новое штатное расписание сможет вступить в силу спустя данный срок. Если изменяются существенные условия договора (оплата труда, наименование должности), уведомление работников происходит также за 2 месяца. Если сотрудник не хочет работать по указанным условиям, трудовой договор расторгается. У нас вы можете скачать:

Изменения в штатном расписании могут быть основаны на обоснованном объяснении и приказе руководства организации. Бывают разных видов и имеют несколько вариантов.

Основания для внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание в той или иной организации, формирует состав, находящийся в штате и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и несёт в себе информацию о перечне должностей, штатной единицы, сведения о месячной заработной плате и надбавках, имеющихся у работников.

Окончательное решение в изменении в штатном расписании, остаётся непосредственно за руководителем предприятия. Только после подписания директором приказа, изменения вступают в законную силу.

На практике существует 2 способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Издаётся приказ о внесении соответствующих изменений, которые указываются в штатном расписании. Этот способ подходит для внесения незначительных изменений.
2. Формулируется новое штатное расписание, утверждённое приказом.

Основаниями для изменений в штатном расписании служат:

• Реорганизация предприятия. Под этим термином понимается прекращение существования и появление новой организации. Также к реорганизации можно отнести слияние предприятий в одно целое.
• Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты, за счёт сокращения штата.
• Изменение объёмов производства. Здесь изменения происходят в связи с повышением или уменьшением объёмов деятельности предприятия.
• Проведение различных мероприятий.

Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своём намерении внесения изменений за 2 месяца.

Кто составляет приказы о внесении изменений в штатное расписание

Как говорилось выше, приказ об изменении в штатном расписании, вступает в силу после подписания директора и соответственно работника. Но кто же составляет сам приказ и кому доверена столь серьёзная работа? Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Данный вид документа составляется согласно форме Т-3. Обычно, штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассмотреть квалифицированный список должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты присутствуют в штате только в крупных организациях. В остальных случаях, такая должность отсутствует, и поэтому руководитель сам решает кому доверить эту работу.

Стоит отметить, что в законодательстве не говорится о том, кто именно должен решать вопросы, которые касаются штатного расписания.

Варианты изменения штатного расписания

Изменения несут разный характер. Различают несколько вариантов изменений:

• изменение заработной платы. Повышение либо снижение оклада для одной или нескольких должностей, либо изменение оклада на тарифную ставку и наоборот;
• сокращение персонала по причинам оптимизации либо изменениями объёмов производства;
• необходимость смены названия подразделения или должности;
• выведение из штата должности, в которой больше нет нужды.

Все эти поправки могут вноситься в документ в течение года в неограниченном количестве.

Изменение штатного расписания, увеличение окладов

Если обратиться к трудовому кодексу РФ, то в нём сказано, что работодатель не в праве уменьшать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных в ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера непосредственно штатной ставки.

Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении работнику ставки либо оклада.

Изменения вносятся в трудовой договор и личную карточку работника в формате Т-2. Ниже образец.

Наименование подразделения

Должность(специальность, профессия), разряд, квалификация

Тарифная ставка, оклад
руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

11.07.16
Цех фасовки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Приказ № 233 от
10.07.2016

09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Приказ №309 от
08.12.2016

15.01.17
Цех рафинации масла
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017

Как видно из образца, оклад работника растёт вверх.

Смена оклада на часовую тарифную ставку

Кроме увеличения окладов, встречаются случаи, когда появляется необходимость изменить оклад, на почасовую оплату. Факторы для принятия данного решения бывают разные: наличие регулярных переработок, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня(смены) и т. д.

Для расчёта зарплаты за отработанное время, вводится часовая тарифная ставка, а изменения вступают в силу согласно приказу »об изменении системы оплаты труда».

Сокращение персонала

Данный вид изменений, отличается своей сложностью процесса. Руководитель организации обязан за 2 месяца известить работника о своих намерениях. Чаще всего, сокращение штата происходит по причинам оптимизации предприятия из-за тяжёлого затруднительного положения.

Под сокращение попадает не вакантная единица, в которой, у организации больше нет необходимости.
После подписания договора о сокращении, работодатель обязуется в течение двух месяцев выплачивать работнику среднемесячный оклад. Кроме этого, работодатель, принявший решение о сокращении штата, обязан уведомить службу занятости населения и профсоюз за два месяца, а при массовых сокращениях, за три.

Изменение должности в штатном расписании

Изменение должности, формулируется письменным обоснованием, в котором подробно изложены причины данного решения. Далее требуется в письменном порядке, вручить работнику уведомление об изменении занимающей им должности не позже, чем за 2 месяца. Если сотрудник согласен с поставленными условиями, то дополнительно к трудовому договору, составляется соглашение, в котором расписаны изменения. После этого издаётся приказ об изменении в наименовании должности работника. И последним этапом данного процесса, будет внесение соответствующей записи в кадровые документы работника.

Введение новой должности

Данный процесс похож на предыдущий. Как правило, необходимость во введении новой должности в штат, появляется по причинам увеличения новых работ в организации или для достижения в повышении эффективности в том или ином подразделении.

Выведение должности

Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:

• Должность вакантна и занимает это место долгий промежуток времени.
• Должность выводят из штата по причинам оптимизации и сокращения персонала.

Независимо от того, вводит работодатель новую должность, или исключает, он обязан сообщить работнику об это не позже, чем за 2 месяца до подписания приказа.

Порядок хранения приказов

Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться на протяжении всего времени существования организации.

Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте, и при любой санкционированной проверке, предоставлены по первому требованию руководства организации.

Обязательным документом штатное расписание не является. Но несмотря на это, любая серьёзная организация, осознаёт удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев, создаётся один раз в год. Но при разных обстоятельствах, вносятся изменения в штатное расписание. Именно поэтому у той или иной организации есть необходимость хранить данный документ в доступном месте.

Иногда директору требуется переименовать специальность. С этой целью издается приказ об изменении должности в штатном расписании. Часто это нужно для того, чтобы придать названию профессии современное звучание. Например, был «продавец», стал «менеджер». При этом функциональные обязанности сотрудника не меняются.

Если место вакантно, процедура проводится в упрощенном порядке. Если занято — нужно соблюсти ряд требований.

Когда работник согласен

В первую очередь директору следует получить согласие работника, так как меняются . После получения согласия работодателем подготовливается дополнительное соглашение к контракту и издается приказ о переименовании должности в штатном расписании.

На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится .

Когда сотрудник против

Если трудящийся не соглашается, действуйте согласно ст. 74 ТК РФ .

Приказ об изменении штатного расписания может быть оформлен следующим образом:

Введение в ШР новой специальности

Если в документ необходимо ввести новую специальность или структурное подразделение, работодателю следует издать приказ о введении должности в штатное расписание.

Здесь мы разместили пример приказа об изменении штатного расписания в связи с введением в «штатку» новой должности. Утвержденной формы этого распоряжения не существует. Оно составляется в произвольной форме, после чего глава предприятия ставит на нем свою подпись. Стоит отметить важный момент: дата введения должности может не совпадать с датой издания распоряжения. Такая ситуация иногда возникает, если должность вводится позже даты издания.

Какую информацию должен содержать документ?

• Название вводимой профессии;
• наименование структурных подразделений организации;
• количество новых специалистов;
• размеры оклада.

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему следует издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Положение о зарплате является существенным условием контракта. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного ст. 74 ТК РФ .

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается .

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Численность, структура и размер оплаты персонала утверждаются штатным расписанием – основополагающим локальным нормативным актом организации. Любые изменения в него на предприятии, учреждении или организации вносятся приказом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основание

Изменения вносятся по инициативе:

• представителей административного персонала;
• руководителей подразделений;
• работников предприятия.

Документальным основанием выступают:

• бухгалтерская отчетность;
• служебная записка руководителя подразделения;
• заявление работника компании.

На вышеуказанные документы уполномоченный руководитель накладывает положительную резолюцию.

Суть изменений бывает следующая:

• переименование должности или подразделения компании;
• увеличение или уменьшение тарифной ставки или оклада существующей должностной единицы;
• сокращение штата;
• вывод должности и ликвидация подразделения;
• введение должности и создание подразделения компании;
• существенные изменения условий труда (льгота, разряд, оплата труда).

Причины

В приказе указывают причину изменений, которыми могут выступать:

• требования законодательства;
• реализация программы по оптимизации организационной структуры предприятия;
• совершенствование управления организацией;
• предотвращения дублирования трудовых функций;
• улучшение работы отдельных структурных единиц;
• внедрение инновационных видов деятельности;
• санация компании.

Как часто можно вносить

В законах РФ не содержатся ограничения по периодичности внесения изменений в локальных нормативно-правовых документах организации. Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.

Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.

Кем оформляется приказ

Функция оформления приказа законодательно не закреплена за определенным подразделением. Исходя из практики, исполнителями по приказу могут быть:

• директор, если компания маленькая и не содержит сотрудников, занимающихся персоналом;
• бухгалтер или плановик, реже юрист – на небольших предприятиях, где отсутствует кадровая служба, а обязанность оформления приказа возложена руководителем на определенного человека;
• отдел труда или лицо, выполняющее его функции – на больших предприятиях.

Как составить

Приказ печатается на бланке предприятия и имеет следующую структуру:

1. Название, дата и номер документа. Например, приказ №81 от 21 июня 2019 года.
2. Краткое содержание. Об изменении штатного расписания.
3. Причина изменений.
4. Распорядительная часть приказа, которая состоит из слова «приказываю», а также сути и даты изменения.
5. Основание вносимых изменений. Например, план по оптимизации структуры предприятия. Указание основания не является обязательным.
6. Должность, ФИО и подпись руководителя предприятия или другого лица, уполномоченного подписывать приказы от имени компании.
7. Согласующие визы. Должности и подписи руководителей структурных подразделений, имеющих отношение к оформлению приказа. Например, начальника отдела труда и заработной платы, отдела кадров. Их наличие не является обязательным.
8. Подписи лиц, ознакомленных с приказом. Например, главный бухгалтер. Данный элемент может быть заменен списком рассылки, который прикладывается к приказу.
9. Исполнитель и его контактный номер телефона.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности:

При сокращении:

Изменение оклада

В ст. 74 ТК РФ говорится, что изменение условий труда согласовывается с работником. Это касается и увеличения или уменьшения окладов и тарифных ставок. Причиной может быть как денежная мотивация работников, так и программа экономии средств компании.

В связи с индексацией

В коммерческой организации размер и частота индексации оплаты зависит сугубо от работодателя. Единственное требование – заработная плата должна превышать установленный законом минимальный уровень.

Причиной индексации может быть соблюдение статей 130 и 134 ТК РФ, коллективного договора или внутреннего документа предприятия содержащего требования по индексации заработной платы. Копия приказа передается в бухгалтерию.

Перевод на 0,5 ставки

Перевод на неполный рабочий день может осуществляться по инициативе рядового сотрудника компании, подтвержденной оформленным заявлением, или по указанию владельца. Форма приказа о переводе свободная.

Согласно статьи 74 ТК РФ владелец устанавливает режим неполного рабочего времени на период до 6 месяцев из-за изменений, произошедших в технологических или организационных условиях труда либо чтобы избежать массового сокращения персонала.

Для соблюдения процедуры перевода владелец должен:

• за 2 месяца до вступления в силу изменений рабочего времени уведомить переводимое лицо;
• сообщить службе занятости согласно статье 19.7 КоАП РФ;
• оформить изменения к трудовому соглашению, при наличии согласия работника.

Как хранить документ

Приказ, изменяющий штатное расписание является приказом основной деятельности предприятия и хранится постоянно, как указано в «Перечне…», утвержденном приказом Минкульт РФ от 25 августа 2010 г. №558. На протяжении времени действия приказ должен находиться в папке, отдельно от штатного расписания.

Доступ к нему необходимо строго ограничить. Отмененный приказ передается в архив и подлежит утилизации по истечению 3 лет.

Справки, заключения и предложения по изменению штатного расписания хранятся не менее 5 лет. Переписка касательно изменений — 3 года.

Общие нормы хранения документации организации регламентируются Федеральным законом №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ».

Ответственность за неизменение

Законодательство прямо не требует от работодателя оформления данного локального нормативно-правового акта, но на практике при проверке трудовой или налоговой инспекции за отсутствие штатного расписания выписывается штраф размером от 30 000 до 50 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Также указанный документ требует предоставить суд для принятия решения в трудовых спорах.

Из-за невнесения изменений в штатное расписание владельца наказывают в следующих случаях:

1. Несоответствие трудового договора штатному расписанию, что грозит административной ответственностью согласно ч.4 статьи 5.27 КоАП РФ с формулировкой ненадлежащее оформление трудового договора. Среди несоответствий неправильное наименование должности. Наказывается руководитель штрафом от 1000 до 5000 рублей и предприятие от 50000 до 100000 рублей.
2. Дискриминация в заработной плате. Законом предусматривается равная оплата за равный труд, поэтому разница оплат сотрудников компании на одинаковых должностях должна быть обоснована в штатном расписании за счет ее составных частей.
3. Несоответствие нормативного количества работающих на предприятии, которые выполняют определенную работу требованиям законодательства.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание является важным распорядительным документом предприятия, оформление которого защищает права, как работодателя, так и работника.

Не смотря на простые требования предъявляемые законодательством к оформлению данного распорядительного документа, их не соблюдение может привести к административной ответственности и денежному штрафу.