Как оформить акт инвентаризации образец. Акт о результатах инвентаризации (образец заполнения)

На практике при проведении инвентаризации компании зачастую используют унифицированные формы ИНВ. Эти формы утверждены Госкомстатом в постановлениях № 88 и № 26 от 18.08.1998 и от 27.03.2000 соответственно. Формы инвентаризации, таблица которых приведена ниже, включают описи, ведомости, инвентаризационный ярлык, форму приказа, акты инвентаризации, справки и журналы.

Первичные документы по инвентаризации

Госкомстатовские формы не являются обязательными для применения, а компании вправе разрабатывать и использовать свои собственные формы. При этом к оформлению инвентаризационных документов есть определенные требования, которые необходимо учитывать. Прежде всего следует вспомнить положения Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и требования к первичным документам. Напомним, что общими требованиями к первичным документам является наличие обязательных реквизитов:

• названия документа;
• даты его составления;
• названия компании;
• отражаемого в документе факта хозяйственной жизни и его величины в натуральном или денежном выражении;
• подписей и должностей ответственных лиц (с расшифровкой).

Специальные требования к оформлению инвентаризационных документов содержат приказы Минфина по инвентаризации. Так, по этим требованиям при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, отвечающие за сохранность имущества, а инвентаризационные описи (ИНВ-1 , ИНВ-1а) должны быть ими подписаны. Также описи должны подписать и все члены комиссии. Невыполнение этих требований может стать основанием для признания их недействительными, а результатов инвентаризации недостоверными.

Также есть требования и к количеству экземпляров составляемых документов. Так, согласно пункту 2.5 Методических указаний по инвентаризации (приказ Минфина № 49 от 13.06.95) опись или акт инвентаризации должны составляться как минимум в 2-х экземплярах. Согласно пункту 2.11 отдельные описи и сличительные ведомости нужно составлять на чужое имущество (арендованное, переданное на хранение или переработку).

Таблица форм инвентаризации

В нижеприведенной таблице содержатся виды форм, которые утверждены Госкомстатом в постановлениях № 26 и 88.

Когда нужен протокол инвентаризации?

Основным нормативным документом, регламентирующим проведение инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Протокол инвентаризации косвенно упоминается только в п. 5.3 указаний. Там идет речь об объяснениях при выявлении недостач. Таким образом, из буквального прочтения документа можно сделать вывод, что протокол необходимо составлять, только если в ходе инвентаризации были обнаружены отклонения.

Однако обычно протокол составляют в любом случае. Этот документ подводит итоги инвентаризации и содержит решения, принятые по ее результатам. Кроме того, ситуации, когда по итогам инвентаризации не обнаружено вообще никаких отклонений, на практике встречаются крайне редко.

Содержание и образец заполнения протокола инвентаризации

Типовая форма протокола не утверждена, поэтому каждое предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом общих требований, предъявляемых к делопроизводству. Для того чтобы документ мог объективно отражать результаты инвентаризации и принятые решения, он должен содержать следующую основную информацию:

1. Наименование компании.
2. Дата и место проведения проверки (населенный пункт).
3. Структурное подразделение, в котором проводилась инвентаризация.
4. Состав комиссии.
5. Проведенные в ходе проверки мероприятия.
6. Итоги проверки.
7. Перечень нарушений, если они обнаружены.
8. Виновные лица, если они установлены.
9. Предложение рабочей группы по результатам проверки.
10. Перечень выступивших на заседании лиц и содержание их выступлений.
11. Принятые решения по всем вопросам.

Образец протокола по результатам инвентаризации можно скачать по ссылке ниже:

Не знаете свои права?

Протокол подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. В случае необходимости к нему прилагаются документы: объяснения ответственных лиц, решения государственных органов и т. п.

Решения по итогам проведения инвентаризации

Приведенный выше образец протокола по инвентаризации завершается перечнем принятых решений. Они зависят от наличия выявленных по результатам проверки отклонений.

1. Нарушений не выявлено. Это самый простой и наиболее редко встречающийся на практике вариант. В этом случае решение формулируется просто: «Утвердить результаты инвентаризации».
2. Выявлены только недостачи. В данном случае возможны два варианта. Если установлены ответственные лица и трудовое законодательство позволяет удержать с них сумму недостачи, она полностью списывается за счет виновных лиц. Если же установить виновников не удалось или закон предусматривает ограничение по сумме взыскания, остаток недостачи списывают на убытки компании.
3. Выявлены только излишки. Их следует оприходовать по рыночным ценам с отнесением на прочие доходы компании. Рыночные цены организация может определить самостоятельно или привлечь независимого оценщика.
4. Выявлены и излишки, и недостачи. В этом случае следует сначала проверить, можно ли зачесть так называемую пересортицу. Речь идет о сочетании излишков и недостач по однородным материальным ценностям, находящимся на хранении у одного материально ответственного лица. Методические указания по инвентаризации (п. 5.3) разрешают в этом случае по решению руководителя произвести зачет выявленных отклонений. По оставшимся после зачета излишкам и недостачам решения принимаются, как указано в пп. 2 и 3.

О том, как оформить выявленные в ходе инвентаризации излишки, читайте .

При выявлении любых отклонений фактических данных от учетных должны быть получены объяснения ответственных лиц.

***

Итоги инвентаризации подводятся на заседании комиссии. Образец протокола проведения инвентаризации не утвержден и может быть разработан компанией самостоятельно, так, чтобы отразить все существенные аспекты проведенной проверки. Протокол должен обязательно содержать в себе решения по выявленным в ходе проверки отклонениям.

Акт инвентаризации – один из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета. В ряде случаев инвентаризация обязательна : при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально. Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета. Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Пример акта инвентаризации

Акт инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2018 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2018 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2018 г.

Дата составления акта: 07.07.2018 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок - руб. - коп.

3) ценных бумаг - руб. - коп.

4) - руб. - коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи _руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ___- ___ руб. _- __ коп.

недостача __1999 ___ руб. _63 _ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № ___121 _____,

расходного № ___137 ________

Председатель комиссии:

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

Члены комиссии:

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2018 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить служебное расследование

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
• при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
• при смене материально ответственных лиц (увольнении, переводе и т.п.)
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
• в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
• если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание:

• акт инвентаризации наличных денежных средств,
• акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п.

Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.

Бланк формы ИНВ-1. Инвентаризационная опись основных средств

Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия и заявленных характеристик основных средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами отдельно по каждому месту хранения. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю.

Бланк формы ИНВ-1а. Инвентаризационная опись нематериальных активов

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия нематериальных активов данным бухгалтерского учета. При инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на его применение и правильность отражения в балансе организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Бланк формы ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.

Бланк формы ИНВ-10. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования и т.д.) на предмет соответствия фактических затрат и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой – материально-ответственным лицам.

Бланк формы ИНВ-11. Акт инвентаризации расходов будущих периодов

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расходов будущих периодов на предмет соответствия фактических затрат, подтвержденных первичными учетными документами, с данными бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.

Бланк формы ИНВ-15. Акт инвентаризации наличных денежных средств

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации кассы организации на предмет соответствия фактического наличия денежных средств, марок, чековых книжек и т.п. с данными бухгалтерского учета. Акт составляется в двух экземплярах (кроме ситуации со сменой материально-ответственных лиц) и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Бланк формы ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности данным бухгалтерского учета. Опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах.

Бланк формы ИНВ-17. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами на предмет соответствия фактической дебиторской и кредиторской задолженности, подтвержденной первичными учетными документами, и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.

Бланк формы ИНВ-18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств

Настоящая форма сличительной ведомости формируется для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Бланк формы ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 формируется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по которым выявлены отклонения фактических показателей (количества, суммы) от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Бланк формы ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации

Приказ по форме ИНВ-22 является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Бланк формы ИНВ-23. Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации

Журнал по форме ИНВ-23 применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В данном журнале регистрируются приказы о проведении инвентаризации, составленные по форме ИНВ-22

Бланк формы ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом по форме ИНВ-24 и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций по форме ИНВ-25.

Бланк формы ИНВ-25. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций

В настоящем журнал регистрируются Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформленные актами по форме ИНВ-24.

Для чего нужен акт по инвентаризации имущества (в том числе предлагаемого к списанию)?

Рассмотрим подробнее специфику заполнения универсальной формы 0504835, применяемой как бюджетными предприятиями, так и частными фирмами, и ознакомимся с образцом акта по результатам инвентаризации активов хозяйствующего субъекта.

Не знаете свои права?

Форма 0504835: особенности заполнения

В документе, о котором идет речь, отражаются:

1. Общие сведения об акте:

• номер, дата составления;
• дата утверждения руководителем.

1. Сведения об организации:

• наименование;
• код по ОКПО.

1. Сведения о сотрудниках организации, участвующих в инвентаризации:

• Ф. И. О. материально ответственного сотрудника;
• Ф. И. О. и должности членов инвентаризационной комиссии.

1. Сведения о проведенной инвентаризации:

• правоустанавливающий документ, на основании которого была проведена инвентаризация;
• дата проведения инвентаризации;
• наименование объекта инвентаризации;
• реквизиты описей, сличительных ведомостей по объекту инвентаризации;
• основные итоги инвентаризации.

Частная фирма вправе модифицировать указанную структуру акта любым способом.

Ознакомиться с заполненным образцом акта инвентаризации имущества по оригинальной форме 0504835 вы можете у нас по ссылке ниже.

Документ, именуемый актом, по своему назначению может соответствовать инвентаризационной описи либо использоваться при подведении итогов инвентаризации на основании таких описей. В бюджетных организациях применяется форма акта 0504835 — именно для подведения итогов процедуры.

Акт инвентаризации - документ, составляемый по результатам проведения инвентаризационной проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, иного имущества.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится комиссионно, количество членов комиссии не должно быть менее трех человек.

В случае проверки объектов строгой отчетности, документации, имеющей степень секретности и другого имущества, ограниченного в свободном обращении, все члены комиссии должны быть допущены к обращению с такими материальными ценностями в соответствии с действующим законодательством и правилами обращения, действующими в организации.

Состав инвентаризационной комиссии закрепляется в приказе, распоряжении или ином официальном документе, издаваемым руководством, ответственным за сохранность материальных ценностей и имущества.

Контролирующими документами может быть установлен плановый график проведения инвентаризаций. В обстоятельствах не терпящих отлагательства могут быть проведены вне плановые проверки.

Для чего нужен акт

По результатам проведения комплексной проверки составляется акт инвентаризации, бланк которого расположен ниже. В разделе нашего сайта "Образцы документов" доступны для бесплатного скачивания другие типовые образцы аналогичных документов.

Акт составляется в необходимом количестве экземпляров и подписываются всеми участниками проверки. Если кто-то отказывается от подписи, то об этом делается соответствующая запись в документе и скрепляется подписями членов комиссии.

Участвующие в ревизии имеют право делать замечания и дополнения по процедуре проверки. Все существенные замечания должны быть в обязательном порядке внесены в документацию по инвентаризации.

Ответственные за сохранность материальных ценностей вправе давать объяснения в письменной форме по выявленным фактам и обстоятельствам.

Возможность участия доверенных лиц

Полномочия на участие в инвентаризации могут быть подтверждены которых размещены в разделе "Доверенности" на главной странице нашего сайта.

Во время проведения инвентаризации не допускается отпуск или реализация проверяемых объектов, все операции по такому имуществу на время ревизии приостанавливаются.

В рамках проведения проверки, для установления определенных фактов могут привлекаться специалисты в различных областях. Их участие должно быть в обязательном порядке подтверждено соответствующей записью в акте инвентаризации.

Составляемые по итогам проверки документы не должны иметь подчисток и исправлений. Если все-таки это произошло, то все исправления оговариваются в документе специальными надписями и визируются всеми членами комиссии.

УТВЕРЖДАЮ
Председатель комиссии
С.З. Алверова

____________________________

Акт инвентаризации

г. Москва

Руководителя отделения "Петровский ДО" Алверова Станислава Зигмундовна (председатель комиссии).

Заместитель руководителя отделения "Петровский ДО" Никишева Евгения Францевна

Старший операционист Батюкова Лилия Абрамовна.

произведена инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в офисе: отделения "Петровский ДО" Банка "Перспективы и развитие" (ЗАО), расположенному по адресу: г. Москва, Старопетровский путипроезд, дом 231, строение 23-25, офис 239.