Аналитическим регистром бухгалтерского учета является. Учетные регистры

Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.

Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию.

Учетные регистры различают по многим признакам.

По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).

Карточки - это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей),

Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета.

Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).

По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.

По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы последовательные графы журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).

По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).

По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).

По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева - дебет, справа - кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные - отражают дебет одного счета, кредит - другого (журналы, Главная книга). Линейные - показывают каждый аналитический счет на одной строке.

Вестись учетные регистры должны аккуратно, без исправлений и подчисток. Записи, вносимые в них, должны перепроверяться сравнением данных аналитических и синтетических учетных регистров, поскольку по ним составляется отчетность.

Сверка данных может проводиться сплошным или выборочным методом. Все выявленные ошибки должны исправляться до составления итоговой бухгалтерской отчетности. Обнаруженные ошибки допускается исправлять такими способами: корректурным, дополнительной записи и отрицательных чисел. Исправления можно делать как до подсчёта итогов, так и после него, обязательно составляя специальные справки с занесением данных в Главную книгу.

Должны проверяться по форме и по содержанию. Проверка по форме предполагает контроль полноты и правильности оформления документации, а также правильность заполнения реквизитов. Проверка по содержанию - правомерность фиксируемых операций, логическая взаимосвязь между отдельными показателями. После этого проводится регистрация и группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам: информация о проведенных хозяйственных операциях из первичных или сводных документов переносится в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы стандартизированной формы, формируемые по принципу экономической группировки данных об имуществе предприятия и источниках его появления. С помощью регистров финансово-хозяйственные операции находят отображение на бухгалтерских счетах.

Учетные регистры можно классифицировать по 3-м признакам : назначение; обобщение данных; по внешнему виду.

По назначению учетные регистры бывают хронологические; систематические; комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах запись о проводимых операциях проводится по мере проведения операций, без использования дополнительной систематизации (журналы, реестры и т.п.). Систематические регистры предполагают фиксацию операций по принципу счетов. При этом надо следить, чтобы записи в хронологических и систематических регистрах дополняли друг друга, и сумма оборотов одного типа регистров всегда совпадала с суммой оборотов другого. Если же в одном регистре проводить оба вида записей - хронологическую и систематическую - тогда получим комбинированный (синхронистический) регистр. Классический пример комбинированного регистра - «журнал - главная».

По обобщению данных регистры можно разделить на интегрированные и дифференцированные . Отличие их заключается в следующем: если рассмотрение регистра проводится индуктивно - от первичных документов до отчетности - то получаем интегрированный учетный регистр; если же рассмотрение проводится дедуктивно - от общей отчетности к первичным документам - тогда будем иметь дело с дифференцированным регистром.

По внешнему виду учетные регистры можно разделить на , карточки учета, свободные листы или находящиеся на цифровом носителе.

Регистр в виде книги представляет собой разграфленный специфическим образом, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером документ.

Карточка - это бланк, оформленный в виде таблицы.

Свободный лист - это находящаяся на бланке таблица, которая подлежит брошюровке. Это некий «усредненный вариант» между книгами и карточками. В принципе, сводные листы можно считать карточками, но напечатанными на тонкой бумаге значительного большего размера, чем обычные карточки. И если карточка находится в картотеке, то свободные листы брошюруются и хранятся в папках. По карточкам и свободным листам необходимо вести соответствующие реестры (перечни этих документов).

Задача реестра - контроль над учетной документацией. Таким образом исключается подмена карточки, а если даже карточка утеряется, то можно легко установить, какая именно была утеряна.

Используемые карточки могут иметь различный внешний вид. Но самые популярные такие: контокоррентные; инвентарные; многоколончатые.

Контокоррентные характеризуются односторонней формой, поскольку колонки дебета и кредита находятся рядом. Такое позиционирование данных позволяет легко контролировать финансовое состояние предприятия.

Инвентарные карточки используются при учете материальных ценностей. В них добавлена колонка «Остаток», где отображается остаток конкретного вида ценностей по завершению конкретной операции. В итоге имеем 3 колонки: приход; расход; остаток. Каждая из них разделяется еще на 2 половинки: количество и сумма. В заглавии карточки указывается лимит запаса, в результате чего наглядно видно: есть ли у предприятия конкретных материальных ценностей больше, чем надо, или же при появлении недостачи определенного имущества она сразу же станет заметна.

Многоколончатые карточки учета хозяйственных операций предполагают выделение в колонках определенных показателей. Когда одна операция фиксируется комплексными суммами, например, оплата расходов.

Машинные носители могут различаться по технической структуре. Размещение информации происходит, конечно же, не на бумаге, а на магнитном носителе. Порядок размещения бухгалтерской информации будет зависеть от типа носителя.

За достоверность отображаемой в учетных регистрах информации несут ответственность лица, подписавшие бухгалтерский отчет.

Хранение регистров бухучета должно проводиться так, чтобы исключалась возможность незаконного исправления данных. Если же такие исправления потребуются, то они должны подкрепляться подписью лица, сделавшего исправление, с указанием даты, согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно данному закону, информация в учетном регистре относится к категории коммерческой тайны, и лица, обладающие доступом к данной информации, обязаны соблюдать данную тайну. В противном случае может наступить ответственность согласно действующего законодательства РФ.

Виды учетных регистров.

Рассмотрим более детально выбор формы бухгалтерского учета в контексте использования различных носителей информации и способом фиксации в них учетных данных.

С целью классификации и накопления учетной информации, находящейся в первичных учетных документах, и последующего отражения ее на счетах бухгалтерских ведомостей используют регистры бухгалтерского учета

Синтетические учетные регистры - это такой вид регистров, где операции отображаются в обобщенном виде в денежном эквиваленте. Вся информация о проводимых операциях в таких регистрах указывается в ракурсе синтетических счетов. Пример такого регистра - Главная книга.

Аналитические учетные регистры подразумевают отображение информации по отдельным аналитическим счетам, при этом происходит детализация записей каждого синтетического счета. Записи в такие регистры будут более подробными, чем в синтетические, поскольку цифры сопровождаются текстовыми пояснениями, а рядом с ценой, при необходимости, может быть указан натуральный или трудовой эквивалент.

В последнее время все большую популярность набирают комплексные учетные регистры , объединяющие в себе указанные выше виды регистров, а также 2 вида записей - хронологическую и систематическую. Комплексные регистры актуальны при журнально-ордерной учетной форме. При комбинировании разных видов учета достигается безупречное совпадение данным по счетам, а в использовании оборотных ведомостей для сверки информации потребность автоматически исчезает. Процесс записи финансово-хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры называется разноской операций. Подобные записи выполняются на основе котировок, то есть с указанием дебета и кредита счета по операциям.

Чтобы не допустить дублирования регистрируемой информации в учетном регистре с одного и того же документа, на документе ставится отметка об уже сделанной разноске в виде значка >>, иногда обозначается страница регистра, куда внесена запись о данной операции. Указание отметок о разноске операций будет важно для дальнейшей проверки правильности записей.

Бухгалтерская практика содержит в себе разные варианты осуществления счетных записей в учетных регистрах. По одной из классификаций такие записи могут быть простыми и копировальными. Копирование записей проводится в случаях, когда возникает потребность в оттиске или копии записи.

Также запись в регистры может проводиться линейно-позиционным и шахматным способами.

Линейно-позиционный способ заключается в том, чтобы дебет и кредит записывать в одну линию. Это очень удобно для учета всевозможных расчетов, а также становится удобным контроль за погашением дебиторской и кредиторской задолженности. Отличительная особенность линейно-позиционного способа - совмещение в учетных регистрах синтетического и аналитического счетов, благодаря чему процедура бухгалтерского учета становится намного проще и к тому же достоверней.

Шахматный принцип записи операций в учетных регистрах сводится к одновременной записи суммы хозяйственных операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом повышается наглядность и хорошо высвечивается внутреннее содержание счетов. Шахматная запись хорошо подходит для формирования регистров при журнально-ордерной форме учета.

Документирование хозяйственных операций.

В бухгалтерском учете документирование используется в качестве первичной регистрации и юридической оформления проводимых операций. Другими словами, это способ отображения влияния произошедших фактов хозяйственной деятельности на состояние предприятия. На данном этапе все данные должны отражаться правдиво и иметь доказательную базу. Учетный документ пишется в момент совершения операции, но если такое действие осуществить невозможно, то документ учета должен быть составлен после завершения операции.

Классифицировать учетные документы можно по форме и по показателям, от которых будут зависеть отображаемые в них операции. Главным показателем документа, определяющим суть записанных в ней операций, называется реквизитом.

Реквизит - это некий информационный элемент, содержащий в себе смысловую нагрузку (к примеру, вид материала, измерительная единица и т.п.). Реквизиты можно разделить на качественные и содержательные (еще называют, соответственно, признаки и показатели). В качественных реквизитах отражается объект учета (это может быть стройматериал и т.п.); содержательные реквизиты определяют характеристику учетного объекта (сорт, габариты стройматериала и т.п).

Специфика использования реквизитов будет определяться, конечно же, формой и содержанием документа. Чтобы обработка документов проходила проще, проводят их группировку по однотипным признакам. Основные признаки классификации документации являются: назначение; количество отображаемых в документе операций; способ применения документа; место составления.

По назначению учетные документы классифицируют на: распорядительные; исполнительные; бухгалтерского назначения; комбинированные.

Распорядительные документы - тип документов, включающих в себя приказ, распоряжение или предписание определенной хозяйственной операции. Например, письменные приказы и распоряжения руководителя предприятия и структурных подразделений; доверенность на получение материальных средств для организации; чеки на определенные денежные сумма, которые надо обналичить в банке и т.п. Особенность распорядительных документов в том, что они являются лишь основанием для выполнения конкретной хозяйственной операции, но не имеют подтверждения фактов проведения операций.

Исполнительные документы - служат подтверждением конкретного факта проведенной операции. Сюда входят накладные на получение-сдачу товара; приходные ордера для оформления материалов на склад; квитанции, подтверждающие факт приема материальных ценностей и т.п. Составление исполнительных документов проводится в момент совершения операции, данный тип документов служит основанием для внесения учетной записи.

Документы бухгалтерского оформления сами по себе не имеют никакого значения. Составляются они на основе распорядительных и исполнительных документов и служат вспомогательным средством для систематизации учетных записей.

Также к данной категории относятся документы, составленные бухгалтером с целью формирования и упрощения учетных записей и дальнейшего использования в учетном процессе (это могут быть бухгалтерские справки, расчеты). Ценность такие документы будут представлять только для бухгалтерии предприятия. Смысл и форма документов бухгалтерского назначения определяются техническими средствами, применяемыми в работе, а также составом и списком показателей синтетического и аналитического учетов.

Комбинированные документы будут содержать в себе признаки нескольких ранее указанных документов. Например, признаки распорядительных документов - предписывающих выполнение определенной хозяйственной операции, исполнительных - подтверждающих факт проведения операции. Кассовый ордер содержит в себе признаки нескольких видов документов: распорядительного, исполнительного и документа бухгалтерского учета. Комбинированные документы нашли широкое применение в практике бухучета.

По объему отражаемых хозяйственных операций учетные документы разделаются на первичные и сводные .

Первичные - тип документов, которые составляются в момент совершения финансово-хозяйственной операции. Первичные документы представляют собой самое первое «звено» учетной линии деятельности предприятия. Эти документы служат основой для первичного учета, поскольку именно в них фиксируется факт хозяйственной операции с помощью предварительного наблюдения и измерения. Стоит отметить, что большинство учетных документов относятся как раз к категории первичных (приходные/расходные кассовые ордера, накладные, акты приема товара и т.п.)

Сводные документы содержат в себе факты хозяйственых операций из нескольких первичных документов. Потребность в сводных документах возникла в связи с необходимостью обобщения информации из первичных документов и получения интегрированных показателей или вспомогательных данных об исследуемой хозяйственной операции и дальнейшего ее отражения в бухучете. Типичные примеры сводных документов: отчеты кассира (или кассовые отчеты), включающие в себя обобщенные данные о приходных и расходных кассовых ордерах, а также дополнительные документы; товарные отчеты, формируемые на основе первичных приходно/расходных документов и т.п.

Первичные и сводные документы могут быть составлены на обычной бумаге или на машинном носителе. В последнем случае также требуется бумажная копия документа. Это требование остается и в случае востребования документа контролирующими или правоохранительными органами.

По способу использования различают разовые и накопительные документы .

Разовые - это документы, используемые лишь для однократного отображения хозяйственных операций. Примеры: ордера прихода/расхода имущества; требование на отгрузку материалов со склада и т.п.

Накопительные - тип документов, применяемых для многократного отображения в них однотипных хозяйственных операций на протяжении определенного периода времени (неделя, месяц, квартал, декада и др.). Сюда относятся лимитные и лимитно-заборные карты, оформляемые при отгрузке материалов со склада для одного и того же получателя - цеха, участка; декадные рапорта о выработке продукции и т.п. Благодаря накопительным документам можно существенно сократить объем используемой документации.

По месту составления документы можно классифицировать на внешние и внутренние

Внешние - документы, составляемые за пределами предприятия, то есть те, которые приходят извне: платежные требования поставщиков; судебные исполнительные листы; банковские выписки по расчетным счетам и т.п.

Внутренние - документы, составляемые внутри предприятия (независимо от назначения).

Для учета могут быть использованы только те документы, которые оформлены унифицированно и правильно, согласно всех требований действующего законодательства.

Унифицированным считается такой учетный документ, который прошел утверждение в установленном порядке и используется для отображения однотипных хозяйственных операций для всех субъектов хоз. деятельности: приходные/расходные ордера; авансовые счета; платежные требования и т.п. Применение такой документации является обязательным для всех типов предприятий, независимо от вида деятельности.

Благодаря унификации документов достигается их упорядочивание. Попутно должен решаться вопрос со стандартизацией документов (разработка бланков одинаковых размеров для определенного документа).

Унификация первичной документации играет большую роль для улучшения учетного процесса, поскольку таким образом устанавливаются и утверждаются стандартные требования к документальной фиксации хозяйственных операций. Унифицированные формы первичных учетных документов могут быть составлены как на бумажном, так и на машинном информационном носителе. Постановление Правительства РФ № 835 «О первичных учетных документах» возлагает на Государственный комитет статистики РФ функции по разработке, утверждению и последующему распространению унифицированных форм первичной учетной документации, а также их электронных версий. Если документ оформлен на машинном носителе, то для его подтверждения требуется распечатка копий на бумаге с последующей постановкой подписей уполномоченными должностными лицами (определяемыми соответствующей формой документа). Подтвердить законность документа, который был создан, хранился или передавался с помощью информационных и телекоммуникационных устройств, можно электронной цифровой подписью, согласно действующего законодательства. Если же форма такого документа отсутствует в альбомах унифицированных форм, доказать его юридическую силу можно с помощью обязательных реквизитов, перечень которых регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете».

При фиксации любой хозяйственной операции требуется составление качественного подтверждающего документа, где будет реальное описание проведенной операции (сроки, объемы). Ответственность за достоверность данных в таком документе несут лица, поставившие в нем подпись.

Если документ заполняется вручную, то почерк должен быть четким и разборчивым. Запрещаются подчистки и недопустимые способы исправления внесенных данных. Если необходимо исправить ошибку, то неправильный символ зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), а сверху пишутся правильные данные. Исправление должны подтвердить лица, ранее подписавшие документ, указав при этом дату исправления и поставив повторно свою подпись.

Определенные документы - кассовые, банковские - не допускают внесение исправлений любым способом. Порядок оформления таких специфических документов регламентируется Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, который утверждался Центробанком страны. К примеру, согласно данного Порядка в учетных документах на прием и выдачу денежных средств сумма должны быть зафиксирована не только цифрами, но и прописными буквами, начиная с заглавной первой буквы (таким образом исключаются приписки). Этот же Порядок является обязательным и при заполнении документации по отгрузке материалов.

С целью установления контроля за рядом учетных документов, могут заполняться корешки чеков, квитанций, выписок под копирку. Такой контроль позволяет избежать всевозможных ошибок или неправомерных операций, не допустить непредвиденные растраты, кражи и любые злоупотребления служебным положением.

Чтобы не допустить двойного использования одного и того же документа, данный документ может быть обязательно погашен (доверенности, кассовые ордера и т.п.). Для их погашения надо поставить соответствующий штамп или надпись: «Получено», «Оплачено» и т.п., с фиксацией даты. Наличие штампа о погашении аннулирует действие всех банковских документов, а также документов, по которым начисляется и выплачивается заработная плата.

Составленные должным образом учетные документы подлежат передаче в бухгалтерию для последующей обработки и занесения в бухгалтерский учет обозначенных в документах операций. После этого учетные документы отправляют в архив.

Документооборот - это процесс перемещения учетных документов от момента выписки (или составления, распечатывания), использования, обработки бухгалтерией, внесения в учетные регистры и до самой сдачи на хранение в архив.

Документооборот предусматривает внедрение схем и графиков перемещения учетных документов. Графики будут содержать в себе примечания с указанием: перечня документов; какое должностное лицо занимается составлением конкретного документа; кому затем передается документ; информация про обработку и распределение документов.

Сразу после поступления в бухгалтерию учетные документы должны проверяться по существу операции и соответствия требованиям оформления.

Проверка по существу операции сводится к проверке соответствия проведенной операции, которая указана в документе, требованиям действующего законодательства. Этот вид проверки является одним из важнейших факторов контроля законности и целесообразности операции, осуществляемый работниками бухгалтерии.

Проверка правильности оформления документов ставит задачу выяснить: соответствует ли документ утвержденной законодательством форме; достоверны ли указанные в нем реквизиты; правильно ли исправлялись ошибки; действительно ли подписи поставлены указанными должностными лицами и пр. При выявлении нарушений в указанных пунктах, документ подлежит возврату на дооформление.

Если учетный документ прошел проверки, он поступает в бухгатерию для учетной обработки. Такая обработка подготовит документ к внесению в учетные регистры. Объем бухгалтерской обработки документов будет зависеть от количества и качества операций, указанных в конкретном документе. Например, если в них нет денежного измерителя, то вначале будет проведена расценка или таксировка (количественные показатели умножают на цену одно единицы). Если же требуется систематизировать и собрать вместе находящиеся в документах данные, их группируют по экономической сути обозначенных финансово-хозяйственных операций, применяя группировочные и накопительные ведомости.

Затем идет следующий этап бухгалтерской обработки учетных документов - контировка (или разметка), в ходе которого указывают корреспондирующие счета, по которым проводились операции, ставшие причиной выписки данных документов.

Современное специализированное программное обеспечение дает возможность создать некую систему электронного товарооборота. При этом размещение проводится не в файлах и директориях, а в электронных папках, шкафах, на полках и секциях (как и обыкновенные документы). И чтобы найти нужный документ, применяется специальная поисковая система, в которой ключевыми точками могут выступать: дата создания документа; определенные словосочетания; название организации и еще некоторые параметры.

После использования документы подлежат сдаче в архив. А хранящиеся в архиве документы могут выступать подтверждением при ревизионных, аудиторских проверках; в качестве доказательства при решении спорных вопросов в суде; в виде справок. Поэтому хранение документов должно проводиться так, чтобы обеспечивалась надежная сохранность вместе с высоким уровнем скорости нахождения.

После полной обработки бухгалтерией документы хранятся в архиве бухгалтерии, а потом перемещаются в архив предприятия. Перед сдачей в архив проводиться группировка документов по папкам согласно хронологии появления и по видам операций. Факт передачи документа в архив предприятия регистрируется в архивной книге.

Срок хранения учетных документов в архиве предприятия определяется Федеральной архивной службой, и составляет такой срок минимум 5 лет. Для отдельных видов документов устанавливаются определенные сроки: лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет; доверенность на получение денег или иного ценного имущества - 3 года и т.п.

По завершению сроков хранения особо важные документы должны передаваться в Государственный (по месту нахождения предприятия), а остальные виды - уничтожаются. В случае передачи определенных документов в Госархив, в архивной книге делается соответствующая запись и ссылка на документ, подтверждающий передачу.

Изъять первичные документы у предприятия могут: органы следствия, дознания, прокуратуры, суда, налоговой инспекции по постановлениям указанных органов и согласно действующего Уголовно-процессуального кодекса РФ. При изъятии учетных документов составляется протокол, копия протокола имеют право получить директор и главный бухгалтер предприятия. Также указанные должностные лица (или другие уполномоченные лица) могут снять ксерокопию изымаемых документов в присутствии представителей органов, производящих изъятие. На копиях ставится дата и причина изъятия.

Если учетные документ незаконно исчезает или уничтожается, директор предприятия назначает комиссию для расследования данного факта. При необходимости могут быть приглашены представители правоохранительных органов, сотрудники охраны или МЧС (о чем в конкретном приказе делается оговорка). По результатам проверки комиссия составляет акт, утверждаемый директором предприятия.

– это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или сводных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухучета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.

С помощью регистров бухучета осуществляют :

Накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

Контроль за сохранностью первичных и сводных учетных документов;

Оперативный анализ движения имущества и обязательств организации.

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хозяйственных операций, а также от уровня механизации бухучета.

Классификация бухгалтерских регистров проводится по следующим признакам:

1) назначению;

4) способу графления;

5) способу заполнения, т. е используемым техническим средствам.

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых факты хозяйственной деятельности записываются по мере их возникновения и последовательного совершения, т. е в хронологическом порядке. К ним относятся: журнал регистрации хозяйственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета – счетов, ордера, ведомости и др. Они используются для записей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно систематизируются по счетам. К таким регистрам относится, например, журнал-главная книга и др.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам , например журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регистрах показатели хозяйственных процессов формируются в денежном выражении.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, поставщикам, покупателям и т. п.).

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетического учета.

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточки, свободные листы (ведомости).

Книги – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное гравление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все страницы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования составляется оглавление. На обложке книги проставляются: название регистра, год использования, название предприятия и другие необходимые данные.

Карточки – это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для ведения аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам материалов и готовой продукции и др.). При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспечивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек: контокоррентные, материальные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки используются для аналитического учета расчетов. Это могут быть расчеты с банками, с работниками предприятия.

Материальные карточки предназначены для учета материальных ценностей и готовой продукции на складах. Они заполняются материально ответственными лицами на основании первичных документов по движению материала определенного наименования.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ , оказанию услуг.

Ведомости – это отдельные несброшюрованные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, например расчетно-платежная ведомость содержит только информацию, связанную с оплатой труда работников.

В разных отраслях используют разнообразные ведомости, отражающие специфические хозяйственные операции. Например, в сельскохозяйственных предприятиях широко применяются ведомость учета движения зерна и другой продукции (форма СП-11), ведомость учета движения молока (форма СП-23) и т. п.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу, располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей.

Двухпозиционными (двухсторонними) называются регистры, в которых графы для отражения хозяйственных операций расположены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая – на правой.

Мнопозиционными называются регистры, в которых одна сторона содержит несколько колонок, данные записываются в подробном виде.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк, таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию.

5. По способу заполнения бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок и с использованием печатающих устройств ЭВМ.

Практическая часть.

2. Для чего предназначены аналитические регистры бухучета.

Регистры бухгалтерского учета

В соответствии с графиком документооборота первичные учет­ные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются после­дующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группиров­ке содержащейся в них информации.

Группировочные записи производятся в специальных бухгал­терских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или свод­ных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтер­ского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соот­ветствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.

С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:

· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных доку­ментов;

· оперативный анализ движения имущества и обязательств орга­низации.

Особенность накопления информации в бухгалтерских регист­рах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчет­ный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из не­скольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специ­ально для этого предназначены.

Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группи­ровки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отра­жен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.

Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обяза­тельств, а также структура этого движения.

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хо­зяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтер­ского учета.

Классификация бухгалтерских регистров.

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хроноло­гические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых фак­ты хозяйственной деятельности записываются по мере их воз­никновения и последовательного совершения, т. е. в хронологи­ческом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяй­ственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологи­ческих регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относят­ся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для запи­сей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно системати­зируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, на­пример журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регис­трах показатели хозяйственных процессов формируются в денеж­ном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синте­тических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенкла­турным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточ­ки, свободные листы (ведомости).

Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования со­ставляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие не­обходимые данные.

Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для веде­ния аналитического учета (по табельным номерам, номенклатур­ным номерам материалов и готовой продукции и др.). При откры­тии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспе­чивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.

Контокоррентные карточки используются для аналити­ческого учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебито­рами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.

Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой про­дукции на складах. Они заполняются материально ответственны­ми лицами на основании первичных документов по движению ма­териала определенного наименования. В карточках имеются гра­фы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче матери­алов исчисляется новый остаток.

Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реест­ре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в ме­стах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки одно­родных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номен­клатурные номера. При таком расположении значительно облег­чается поиск карточки конкретного материала.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, ока­занию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Ко­личество заполняемых граф соответствует количеству используе­мых статей затрат. Положительным в использовании этих карто­чек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.

Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюро­ванные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, на­пример расчетно-платежная ведомость содержит только инфор­мацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости явля­ются сводными учетными регистрами, которые накапливают мно­го однородной информации.

Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.

Машинограммы - это ведомости, полученные после ма­шинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей

Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций располо­жены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.

Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько ко­лонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.

5. По способу заполнения (используемым техническим сред­ствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (за­полнение производится автоматически).

Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шарико­вых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целе­сообразно заполнять вручную, например карточки, редко используе­мые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).

В качестве простейших печатающих устройств используют пи­шущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.

Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при не­обходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержа­ние данных в регистрах, но и сами формы.

При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит качество заполнения строк бухучета, а именно учетных регистров. При совершении каких — либо операций с имуществом или финансовыми средствами организации требуется воспользоваться именно ими.

Учетные регистры в бухучете: что это такое

Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.

Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.

Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .

Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.

Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.

Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.

Критерии разделения регистров бухучета

По мнению экспертов, регистры бухучета делятся на несколько критериев:

По предназначению выделяют:

• Хронологические. К ним причисляют расчетные таблицы для различных операций хозяйственной деятельности. При этом учёт проводится на момент их появления. По этой причине они не требуют дополнительной систематизации. Также это могут быть реестры, журналы регистрации и так далее;
• Систематические. В них учет данных проводится в разрезе группировочных знаков. В систематических регистрах любые сведения должны быть подробными и точными. Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах не должна отличаться от оборотов в систематических;
• Комбинированные или синхронистические. Информация прописывается в хронологическом порядке, а после, по распоряжению руководства, систематизируется.

По обобщению данных специалисты выделяют:

• Интегрированные. Так, первую очередь бухгалтер рассматривает первичные документы, а затем отчетность по ним;
• Дифференцированные. Первичные документы рассматриваются после отчётности, то есть от общего к частному.

Внешний вид также является особо важным критерием при разделении регистров. Они рассматриваются в виде определенной формы, например:

• Книга. Регистр представляет собой документ, который имеет графы. Также он должен быть обязательно переплетен или прошнурован. Данный документ должен содержать подпись главбуха;
• Карточка. Бланк, который оформляется бухгалтером в виде таблицы;
• Свободный лист. Это определенное количество таблиц, заполняемых в бланках. Основным его отличием от карточки является то, что после описания всех требующихся сведений, свободные листы после всех приготовления передаются для переплета или брошюровки;
• Машинные носители. Такие документы представляют собой не бумажный, а электронный вариант. Они необходимы для того, чтобы составить порядок расположения различной информации.

Стоит отметить, что необходимо вводить реестры. Они представляют собой полный и подробный список карточек и свободных листов. Так, при потере одной из карточек по ним можно было найди отсутствующую.

Также многие опытные бухгалтера акцентируют внимание на внешнем виде карточек:

• Контокоррентные. Подобный документ имеет только главную сторону. У него колонки «Дебет» и «Кредит» расположены рядом. Таким образом, любой специалист может легко проследить состояние хозяйственных расчетов организации;
• Инвентарные. Подобный тип карточек необходим для проведения учета материальных ценностей фирмы. Поэтому специалисты обязаны ввести в него графу «Остаток», в нем необходимо отражать остаточные средства какого-либо имущество. Помимо данной графы существует еще две: «Приход» и «Расход». Каждую из них нужно разделить на две колонки, а именно: «Количество» и «Сумма». Заголовок карточки представляет собой норматив запаса, чтобы специалист мог понять, сколько средств у предприятия;
• Многоколончатые. Такие карточки необходимы для регистрации хозяйственных операций, которые проводятся на предприятии.

• Синтетические. В них прописываются все операции в денежном эквиваленте. Примером такого документа может быть главная книга;
• Аналитические. Такие регистры более подробно раскрывают информацию из синтетических регистров. В них используются другие виды измерителей;
• Комплексные. Они совмещают синтетический и аналитический учет, а также представляют собой совокупность хронологической и систематической информации. Примером такой документации являются журналы.

Утверждение регистров: приказ

Прежде чем заводить регистр бухгалтерского учёта, нужно его утвердить. Для этого на предприятии составляется приказ.

Для того чтобы его оформить:

• В первую очередь главному бухгалтеру требуется разработать формы регистров бухгалтерского учета;
• После этого документы нужно предъявить руководителю организации, чтобы он смог их утвердить;
• Затем главный бухгалтер разрабатывает приказ в виде таблицы, где прописываются основные необходимые данные:

1. Номер счёта;
2. Его наименование;
3. Основные параметры детализации: синтетический и аналитический учет;
4. Формирование регистров бухгалтерского учета: анализ счёта, ОСВ, карточка счёта по кредиту счёта, карточка счёта;
5. ФИО ответственного специалиста за ведение регистра.

Приказ о ведении регистра бухгалтерского учёта необходим, так как его могут потребовать сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки.

Регистры бухгалтерского учета

• Карточки учета основных средств или группового учета основных средств;
• Ведомости могут быть оборотными, по оборотам нефинансовых активов, накопительными, по приходу и расходу продуктов питания;
• Главная книга, книга учета различного имущества предприятия;
• Журнал операции по определённому счёту, с финансовыми средствами, расчётами с подотчётными лицами или другими видами деятельности на предприятии;
• Различные реестры.

Регистры бухгалтерского учета можно оформлять на бумаге или в электронном варианте. При этом на нём обязательно должна быть цифровая подпись руководителя и главного бухгалтера.